Un grossiste ou un distributeur ne gère pas son entrepôt comme un commerce de détail. Les volumes sont plus élevés, les clients ont chacun leurs conditions, les produits ont parfois une date limite, et une partie du travail se fait sur la route. Pourtant, beaucoup d'entreprises démarrent avec un tableur, puis un logiciel de caisse, puis un outil de facturation : trois outils, trois versions de la vérité.
Choisir un logiciel de gestion de stock pour grossiste revient donc à choisir le système qui relie le stock, les ventes, la livraison et l'encaissement. Voici 8 critères pour comparer les offres de façon concrète.
Un bon logiciel pour grossiste gère le stock et ce qui l'entoure : prix par client, DLC et lots, commandes, livraisons, encaissement. Testez-le sur vos propres cas avant de vous engager.
1. Une vraie gestion de stock en entrepôt
La base : un stock à jour en temps réel, par produit et par entrepôt. Si vous avez plusieurs dépôts, vérifiez que le logiciel gère les transferts et la tarification par entrepôt. Posez-vous aussi la question des mouvements : réception fournisseur, sortie de commande, retour, casse, ajustement d'inventaire. Chaque mouvement doit laisser une trace, sinon l'écart entre le stock théorique et le stock réel grandira sans que vous sachiez pourquoi.
Pour aller plus loin sur l'organisation physique, voyez aussi notre guide sur la gestion des DLC et des lots en entrepôt.
2. Le suivi des DLC et des lots
Si vous vendez de l'alimentaire ou des boissons, ce critère est éliminatoire. Le logiciel doit permettre d'enregistrer un numéro de lot et une date limite à la réception, puis d'en tenir compte à la sortie de stock. Sans cela, impossible d'appliquer proprement une rotation FEFO ni de retrouver quels clients ont reçu un lot donné en cas de problème.
3. Des prix adaptés à chaque type de client
Un grossiste a rarement un seul tarif. Vous pouvez avoir un prix pour les supérettes, un autre pour la restauration, un autre selon la région. Vérifiez que le logiciel gère des prix par catégorie de client (et idéalement par région) sans devoir ressaisir chaque tarif à la main au moment de la vente. C'est aussi ce qui évite les erreurs de prix lors d'une prise de commande sur le terrain.
4. La chaîne complète devis, commande, facture
Un stock isolé de la facturation oblige à ressaisir. Cherchez un outil où le devis devient commande, puis facture, sans rupture, avec le stock qui se décrémente au bon moment. Regardez aussi la gestion des fournisseurs (achats, réapprovisionnement) et du suivi des dépenses : elles donnent la vue complète de votre rentabilité.
5. La mobilité : tournées, livraison, vente itinérante
Si vos livreurs ou vendeurs prennent des commandes et encaissent chez le client, l'application mobile compte autant que le logiciel de bureau. Critères à vérifier : prise de commande et facturation sur smartphone, impression sur place, signature du client, encaissement, et mode hors-ligne avec synchronisation (le réseau n'est jamais garanti en tournée). Nous détaillons ce sujet dans notre article sur la digitalisation des tournées.
6. Un canal de commande pour vos clients
Chaque commande passée par téléphone ou WhatsApp doit être ressaisie. Un espace où vos clients commerçants commandent eux-mêmes et suivent leur livraison réduit les appels et les erreurs de transcription. Demandez si une application dédiée aux détaillants existe, et si les prix affichés sont bien ceux de leur catégorie.
7. Des statistiques utilisables
Un logiciel doit répondre aux questions que vous vous posez chaque semaine : quels produits tournent, lesquels dorment, quels clients commandent moins, quel chauffeur ou vendeur réalise quoi. Vérifiez que les chiffres sont consultables sans export manuel, et qu'ils se basent sur les mêmes données que la facturation.
8. Tarifs lisibles, essai et support
Dernier critère, souvent décisif : le modèle économique. Privilégiez un abonnement clair, sans frais cachés, avec une période d'essai pour valider l'outil sur vos données. Regardez aussi les horaires et canaux du support, et la facilité de prise en main pour une équipe qui n'est pas technique.
Tableau récapitulatif
| Critère | Question à poser à l'éditeur |
|---|---|
| Stock entrepôt | Stock en temps réel par entrepôt ? Transferts, ajustements, retours ? |
| DLC et lots | Lot et date saisis à la réception, pris en compte à la sortie ? |
| Prix par client | Tarifs par catégorie et par région ? |
| Devis à facture | Même base de données, sans ressaisie ? |
| Mobilité | App livreur/vendeur, impression, signature, hors-ligne ? |
| Commande client | App ou portail pour que vos clients commandent ? |
| Statistiques | Tableaux de bord sans export manuel ? |
| Tarif et support | Prix par mois, essai gratuit, support joignable ? |
Comment Sweaka répond à ces critères
Sweaka est conçu pour les grossistes et distributeurs. Le Sweaka Dashboard (web) regroupe le stock et l'entrepôt, les produits, les fournisseurs, les clients, les devis et factures, les commandes, la caisse, les dépenses, les prix par catégorie de client et par région, le suivi des DLC et des lots, ainsi que les statistiques. Sweaka Driver est l'application mobile des chauffeurs et vendeurs (tournées, prise de commande, facture, impression Bluetooth, signature, encaissement, mode hors-ligne) et Sweaka Market permet à vos clients commerçants de commander en ligne et de suivre leur livraison. Une application Superviseur complète l'ensemble. Retrouvez le détail sur la page produits et services.
Côté tarifs, l'abonnement est facturé par entrepôt et par mois (HT) : Basic 10 €, Premium 30 €, Enterprise 60 €, ou 19 €, 39 € et 69 € avec l'application Driver. Un essai de 30 jours est proposé sur la formule Basic. Voir la page tarifs et la FAQ. Le support est disponible 7j/7, de 8h à 19h.
Comment tester avant de décider
- Listez 5 situations réelles : une commande avec prix spécial, une réception avec lots, un retour, une tournée, un encaissement partiel.
- Demandez à rejouer ces cas en démonstration ou pendant l'essai.
- Importez un petit échantillon de vos produits et clients.
- Faites tester l'application mobile à un livreur, pas seulement au bureau.
Si vous voulez voir ces cas dans Sweaka, demandez une démonstration.